Come trasformare un semplice spazio all'aperto in una location perfetta per eventi

Come trasformare un semplice spazio outdoor nella location perfetta per un evento all’aperto? Se lo chiede chi, avendo un po’ di spazio a disposizione, magari allo “stato brado”, intende sfruttarlo al meglio per regalare agli invitati un’esperienza indimenticabile.

Le soluzioni da adottare sono numerose, dal noleggio per ombrelloni e dei gazebo alla progettazione minuziosa dell’arredamento, dell’illuminazione, dell’offerta gastronomica e dell’intrattenimento.

Ne parliamo qui, fornendo una lista delle best practices da realizzare e concludendo con un focus sul noleggio ombrelloni per eventi e feste a Milano, e più in generale nelle grandi città, contesti in cui questo tipo di eventi va per la maggiore.

La trasformazione dello spazio

Lo scopo è trasformare lo spazio, fare in modo che “prenda vita”, che assuma le sembianze di attore protagonista dell’evento. Per farlo, è necessario intervenire su molti aspetti e svolgere alcune fondamentali azioni preliminari.

• Gestione degli spazi. Uno spazio vuoto rimane tale fino a quando non viene organizzato, fino a quando non viene scomposto in più parti e non si assegnano a queste parti una funzione specifiche. E’ in quel momento che prende vita e si carica di personalità. Ciò significa suddividere lo spazio in una zona deputata al consumo dei pasti, in una zona deputata al relax, in una all’intrattenimento (es. ballo) etc. E’ già un’attività importante, in quanto suggerisce le modalità di fruizione dell’evento medesimo.
• Allestimento dell’illuminazione. Altro aspetto fondamentale e spesso trascurato. Lo scopo dei dispositivi dell’illuminazione, infatti, non è solo quello di garantire la visibilità una volta calata la notte, ma anche e soprattutto fare atmosfera. Giocare con le forme e i colori, con le zone di luce di ombra significa caricare gli spazi di significati.
• Organizzazione dell’offerta gastronomica. La qualità dell’evento è data in buona misura dall’offerta di food&beverage. Le possibilità da questo punto di vista sono numerose, tra buffet e consumazione al tavolo, open bar etc. In questa prospettiva, la gestione dello spazio è fondamentale, così come l’organizzazione degli eventuali servizi di catering.
• Organizzazione dell’intrattenimento. Nessun evento può prescindere da una qualche forma di intrattenimento. Quale, nello specifico? Beh dipende dall’evento stesso. C’è una grande differenza tra le serate danzanti, tra le feste di compleanno/laurea/battesimo etc.
• Le aree al coperto. Aspetto importante ma spesso trascurato, la gestione delle aree al coperto è fondamentale per garantire da un lato la possibilità di fruire l’evento anche in condizioni climatiche avverse (pioggia o di contro sole cocente), ma anche per assegnare a zone precise una funziona altrettanto precisa. Per esempio, la presenza di un gazebo che ospita dei divanetti, indica che quella zona è deputata al relax, e in genere è posta ai margini della location.

Ombrelloni e gazebo, elementi importanti

Nell’ambito della gestione delle aree al coperto, un ruolo importante è giocato dai gazebo e dagli ombrelloni. I primi forniscono una soluzione completa e anche stilisticamente significativa, ma potrebbero risultare invadenti. I secondi, invece, sono decisamente più pratici, facili da installare e rimuovere, in grado di occupare solo lo spazio necessario.

Gli ombrelloni e i gazebo vanno posti in punti strategici, quasi a segnalare delle zone ristoro. Non a caso, sono riservate agli “angoli” deputati al relax, dove riposarsi dopo una sessione di ballo oppure godere di un bel panorama, delle - si spera - placide condizioni ambientali, scambiare quattro chiacchiere etc. In ragione di ciò, non devono essere solo funzionali ma anche belli.

O, per meglio dire, fare il verso agli altri elementi estetici che caratterizzano la location. Lo scopo è trasmettere una sensazione di organicità, in cui tutto appare al proprio posto e niente genera contrasti sgradevoli o cacofonie.

Acquisto o noleggio ombrelloni per eventi? Una soluzione a portata di mano

A questo punto è meglio procedere con l’acquisto o con il noleggio degli ombrelloni per eventi? L’acquisto è la prima soluzione che viene in mente, ma quella che rende di più è senz’altro il noleggio.

Grazie al noleggio è possibile ridurre la spesa e, allo stesso tempo, garantirsi una scelta più ampia. Ciò significa riuscire a trasformare gli ombrelloni in un elemento rilevante sul piano estetico e funzionale. Si tratta di preferire ciò che serve a ciò che si ha. Si tratta di non accontentarsi. Chi acquista, ha a disposizione sempre lo stesso elemento. Chi è solito noleggiare, può variare di volta in volta.